"HOLDERDEBOLDER" - Oude Veurnestraat 24a - 8900 Ieper
"KLAVERTJE 4" - Augustijnenstraat 67 A - 8900 Ieper

 

Buitenschoolse Opvang Klavertje 4  -    Buitenschoolse Opvang Holderdebolder

Augustijnenstraat 67 A                        Oude Veurnestraat 24A

8900 IEPER                                          8900 IEPER

Tel: Klavertje 4: 057/48 93 88            Holderdebolder: 0473/11 28 03    

      

www.buitenschoolseopvangieper.be

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Coördinator: 0478/58 13 70

 

Intern reglement voor de Buitenschoolse Opvang (Versie 9 16.12.2022)

I Voorstelling van de Buitenschoolse Opvang

Organiserend bestuur van de dagelijkse leiding

De Buitenschoolse opvang is een organisatie van de vzw “Buitenschoolse Opvang”. de Stuersstraat 32 – 8900 IEPER. De briefwisseling voor het organiserend bestuur dient gericht te worden aan de coördinator, Augustijnenstraat 67 A – 8900 IEPER. Gsm: 0478/58 13 70

De dagelijkse leiding is in handen van de coördinator. De coördinator ondersteunt het personeel, geeft hen raad bij pedagogische uitdagingen en onderhoudt het contact met de ouders en samenwerkende externe instanties.

De coördinator is iedere werkdag te bereiken tussen 8u tot 18u  op het nr : 0478/58.13.70 of via mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Het administratief centrum van VZW Buitenschoolse Opvang kunt u terugvinden in de Augustijnenstraat 67a 8900 Ieper.

De buitenschoolse opvang wordt georganiseerd in 2 locaties.

  • Klavertje 4, met een erkenning voor 61 plaatsen, Augustijnenstraat 67A 8900 Ieper
  • Holderdebolder, met een erkenning voor 55  plaatsen(tijdens de vakantie) en op schooldagen 35 plaatsen, Oude Veurnestraat 24a 8900 Ieper

 

Algemeen werkkader

De Buitenschoolse Opvang biedt kinderdagopvang in groep aan alle kinderen  van 2,5 jaar tot einde basisonderwijs.

De Buitenschoolse Opvang beschikt over een team deskundige medewerkers die beantwoorden aan de diplomavereisten van Kind en Gezin en de verwachtingen van het organiserend bestuur.  Er worden tal van verschillende opleidingen en bijscholingen gevolgd om de juiste begeleiding aan uw zoon en/of dochter te kunnen geven.

Klavertje Vier en Holderdebolder willen een veilig, kindvriendelijk klimaat scheppen dat het kind de kans geeft om zijn/haar vrije tijd naar keuze in te vullen. Om dit te verwezenlijken wordt de dienstverlening inhoudelijk aangepast aan de verschillende noden en behoeften van de kinderen. Dit met extra aandacht voor het welbevinden van het kind.

De coördinator en het personeel willen nauw samenwerken met de ouders. Aan de ouders vragen we om alle nuttige informatie  van het kind door te geven aan de medewerkers van de opvang. Dit om de begeleiding af te kunnen stemmen aan de specifieke en individuele noden van het kind. Ouders kunnen met hun vragen over hun zoon en/of dochter terecht bij de coördinator of bij de begeleiders. De medewerkers verstrekken de ouders alle informatie over de gang van zaken in het opvanginitiatief. Er is mogelijkheid tot overleg tijdens breng- en afhaalmomenten.

II Organisatie en dienstverlening

Openingstijden

De Buitenschoolse Opvang is open:

  • Elke schooldag van 07.00 tot 08.00/8.10
  • Maandag, dinsdag, donderdag: van 16 u. tot 18.30 u.
  • Vrijdag: van 15u20 tot 18u30
  • Woensdag: van 12 u. tot 18.30 u.
  • Snipper– en vakantiedagen: van 07.00 u tot 18.30 u.

De Buitenschoolse Opvang is gesloten op zaterdag en zondag, op de feestdagen, officiële vakantiedagen en de jaarlijkse sluiting (zie jaarkalender). De sluitingsdagen, verlofperiodes en inschrijvingsdagen worden bekend gemaakt via de website en de jaarplanning. Er worden ook herinneringen uitgehangen in de verschillend locaties.

Groepsindeling

Om de huiselijke en de sociale ontplooiing van de kinderen te bevorderen, wordt de groep ingedeeld in gemengde leeftijdsgroepen. Bij de groepsindeling wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de spontane voorkeuren van de kinderen. Er worden knutselactiviteiten en doe-opdrachten aangeboden op maat van het kind.  We voorzien een gevarieerd aanbod aan themagerichte activiteiten.  We trachten de eigen inbreng van de kinderen te stimuleren en  motiveren de kinderen om zelf initiatief te nemen.

Dagindeling tijdens school en vakantie

De kinderen zijn welkom vanaf 7u ’s morgens.  Er mag vrij gespeeld worden tot 8u/ 8u10, waarna de begeleider uw zoon en/of dochter naar school brengt.  Om 12u worden de kinderen terug opgepikt door de begeleiders van de buitenschoolse opvang om hen een warme maaltijd aan te bieden. Om 13u brengen we de kinderen terug naar de kleuterscholen.

Om 16u staan we opnieuw paraat aan de schoolpoort om de kinderen te begeleiden naar de buitenschoolse opvang.  Na het eten van een boterham is er ruimte voor vrij spel.

Tijdens de vakantie en op woensdagmiddag worden er activiteiten aangeboden die  uitgewerkt zijn in een thema.

Om 9u houden we pauze met een flesje water, een stuk fruit of een koek(zonder chocolade). Vervolgens wordt de eerste activiteit aangeboden.

Kinderen zijn niet verplicht om hieraan deel te nemen, maar we trachten dit zo aantrekkelijk mogelijk te maken zodat de kinderen toch een poging wagen. 

Om 11u30 wordt de eerste activiteit afgerond, zodat we ons kunnen voorbereiden op de warme maaltijd.  Na de warme maaltijd mogen de kinderen naar hartenlust spelen in de verschillende hoekjes. Er wordt permante toezicht gegarandeerd door actieve deelname aan de spelmomenten samen met de kinderen.   Doorheen de dag worden er verschillende drank- en plaspauzes georganiseerd. Na de middagpauze wordt activiteit 2 opgestart.

Om 16u wordt er een boterham aangeboden.  Daarna is het opnieuw vrij spel tot de ouders hun zoon en/of dochter komen oppikken.

Brengen en afhalen

Ouders hebben toegang tot de lokalen waar het kind verblijft binnen de openingsuren van de opvang. Daar mogen zij op elk moment het kind brengen en afhalen. De ouders en de begeleidsters kunnen van de gelegenheid gebruik maken om mondelinge informatie uit te wisselen.

In de Oude Veurnestraat vragen we echter om tussen 16:00 en 16:30 de kindjes niet op te halen, dit valt net in een druk moment met de boterhammen in de eetzaal beneden.

 

De Buitenschoolse Opvang vertrouwt de kinderen alleen toe aan wie het hoederecht en/of bezoekrecht heeft of een door hem/haar aangeduide persoon(bij vonnis van de rechtbank, hebben we dit document nodig). De ouders verwittigen de Buitenschoolse Opvang vooraf wanneer derden het kind komt afhalen.

Bij herhaald laattijdig afhalen kan de Buitenschoolse Opvang volgens de vastgelegde procedure van dit reglement de opvang beëindigen.

Indien uw zoon en/of dochter gebruik maakt van het busvervoer georganiseerd uit het VLOT, moet hij/zij de afstand tussen openbare weg en ingang buitenschoolse opvang zelfstandig afleggen. De personen verantwoordelijk voor bus- en opvangbegeleiding mogen het toezichtmoment op de bus en in de opvang niet verlaten .  In de Augustijnenstraat  betreft het een privéweg waar er geen autoverkeer mogelijk is.  In de oude Veurnestraat moet uw zoon/dochter over een parking wandelen.

Bij ongeval op de weg van de bus naar de opvang is de Buitenschoolse Opvang niet verantwoordelijk.

 

    Maaltijden

VZW buitenschoolse opvang biedt ’s middags een warme maaltijd aan. Kinderen mogen boterhammen meenemen indien ze wegens medische redenen geen warme maaltijd mogen benuttigen. U dient hiervoor een doktersattest in te dienen. Indien uw zoon en/of dochter een moeilijke eter is, mag u ons dit altijd laten weten. We stellen dan samen een hulpplan op, om de juiste ondersteuning aan uw zoon/dochter te kunnen geven.

Voor kinderen die geen varkensvlees mogen eten uit religieuze overtuiging, wordt er een vervangingsproduct voorzien.

Om 16 u. is er de mogelijkheid om boterhammen te eten.

Op woensdagen, snipper- en vakantiedagen mogen de kinderen een flesje water en een koek(zonder chocolade) of een stuk fruit meenemen als tussendoortje om 9 u en 14u. Dan rusten de kinderen even uit om te  genieten van hun versnapering. Snoep en frisdrank zijn niet toegelaten!

Het weekmenu en de allergenenlijst hangt ter inzage aan de ingang van de opvang en op school.

Toedienen van medicatie

Wanneer uw kind medicatie toegediend moet krijgen, kan dit enkel met een schoolattest of een attest van de dokter. Medicatie moet in de oorspronkelijke verpakking met bijsluiter waarop naam, datum en dosis vermeld staat. Alsook de naam en telefoonnummer van de apotheek en dokter.  We zien erop toe dat uw zoon en/of dochter de medicatie inneemt.

III Inschrijvings- en betalingsmodaliteiten

Administratieve inschrijving

 Indien u gebruik wenst te maken van de buitenschoolse opvang tijdens school-, woensdagen en vakantiedagen, vragen wij u om vooraf uw zoon en/of dochter administratief in te schrijven.  .

Tijdens het eerste contact worden enkele gegevens gevraagd om een correct beeld te krijgen van uw zoon en/of dochter, zodat we de gepaste begeleiding kunnen aanbieden. U krijgt informatie over de werking van de bko  en inschrijvingen voor  vakantiedagen.

Bij de administratieve inschrijving vragen wij u om een recent attest mee te nemen van de gezinssamenstelling.  Daarnaast ook een kopie van het gezamenlijk belastbaar inkomen, zodat we kunnen nagaan of u beroep kan doen op sociaal tarief.  Tijdens dit eerste contact worden er ook afspraken gemaakt wat betreft facturatie. U kunt kiezen voor overschrijving of domiciliëring.

U kunt geen gebruik maken van de opvang tijdens de vakantie en woensdagen indien u niet vooraf administratief bent ingeschreven.

Inschrijven voor de vakantie

Voor elke schoolvakantie wordt een inschrijvingsperiode voorzien. De voorziene data kunt u terugvinden op de website. We proberen na te streven om dit in te plannen een 5tal weken voor start van de vakantie.  U kan uw zoon en/of dochter inschrijven via mail. Een mail mag u sturen naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. . We vragen om al de nuttige gegevens van uw zoon en/of dochter door te geven. Welke dagen uw wenst gebruik te maken van de opvang en welke maaltijden er zullen benuttigd worden. Graag hierbij ook de gewenste locatie vermelden en de duur van de opvang.

Inschrijvingen voor de vakantie gaan slechts van start op de vastgelegde data vanaf 7u ’s morgens. Inschrijvingen die vooraf worden meegedeeld worden niet aanvaardt, alsook inschrijvingen via telefoon of mondeling meegedeeld.  Uw inschrijving wordt zo snel mogelijk bevestigd door de coördinator. Indien u helaas geen plaats meer kon bemachtigen, wordt er samen gezocht naar een oplossing en wordt u op een reservelijst gezet. Indien er een plaats vrijkomt, neem de coördinator het initiatief om u in te lichten over de mogelijke plaats.

Om iedereen voldoende kans te geven om gebruik te maken van de buitenschoolse opvang, wordt er niet gewerkt met een voorrangslijst.  De persoon die zich als eerste inschrijft, rekening houdend met de afspraken, krijgt de eerste plaats.

Indien uw zoon en/of dochter werd ingeschreven voor de vakantie  maar niet aanwezig is, wordt er een administratieve boete aangerekend van 9 euro per ingeschreven dag.  Indien u ons tot 10 dagen vooraf verwittigt en bij ziekte een doktersbriefje kan voorleggen of attest van het werk, valt deze administratieve boete weg.  We zijn genoodzaakt om dit op te leggen, om misbruik te voorkomen.

Inschrijvingen en boete op woensdag:

Op zondagavond dienen de ouders ten laatste de kinderen in te schrijven bij de  school waar Uw kind naar school gaat, wanneer Uw kind  op woensdag mee moet met de bus naar de buitenschoolse opvang.  Dit moet U elke week herhalen.

Maandagmiddag krijgt de buitenschoolse opvang de lijsten door van de respectievelijke scholen ten laatste om 12 uur.

Wijzigingen (annuleringen) kunnen niet meer aangebracht worden door de ouders, want dan wordt er een boete aangerekend zoals in de vakantie  van 9 euro per kind.

Annuleringen kunnen enkel wegens ziekte met een doktersattest of attest van de werkgever.

Een reservatiekost van 5 euro/kind wordt aangerekend wanneer uw kind(eren) zonder verwittiging voor dinsdag 16:00 toch mee zijn met de bus.

 

Opzegging van de opvang

De ouders kunnen de opvang beëindigen door dit te melden aan de verantwoordelijke van de Buitenschoolse Opvang.

De Buitenschoolse Opvang kan de opvang eenzijdig beëindigen wanneer de ouders de bepalingen van het intern reglement niet naleven en geen gevolg geven aan de mondelinge of schriftelijke verwittigingen van de Buitenschoolse Opvang. Het niet naleven van één van deze punten kan uitsluiting tot gevolg hebben:

  • Niet betalen van openstaande facturen
  • Het niet respecteren van start- en einduren
  • Fysieke en verbale agressie tegenover begeleiders en aanwezige kinderen.
  • Doelbewust schade toebrengen aan materiaal van de Buitenschoolse Opvang.

Ouderbijdrage en facturatie

De ouderbijdrage hangt af van de tijd die het kind doorbrengt in de opvang en wordt berekend volgens een vooraf vastgestelde prijslijst, in samenspraak met kind en gezin. Indien uw belastbaar inkomen valt onder de WIGW-norm, kunt u gebruik maken van een sociaal tarief. Dit wordt berekend aan de hand van een kopie van het aangifte document waarop het gezamenlijk belastbaar inkomen op vermeld staat.(zolang U gebruik wil maken van het sociaal tarief, kan hiervan een recentere versie worden aangevraagd)

De factuur wordt opgemaakt telkens de maand voorbij is. De  betalingstermijn is 30 dagen. De betaling van de ouderbijdrage kan gebeuren op twee manieren: Domiciliëring of overschrijving.  Wij bevelen de betaling via betalingsmandaat aan, omdat een correcte en tijdige betaling belangrijk is en noodzakelijk is voor de werking van de buitenschoolse opvang.

Bij betalingsmandaat wordt het te betalen bedrag automatisch afgetrokken van de rekening. Dit gebeurd wanneer de maand voorbij is. U krijgt een gedetailleerde factuur zodat u op de hoogte bent van de berekening van het te betalen bedrag.

U kan de ouderbijdrage ook betalen via overschrijving. Op het einde van de maand krijgt u deze mee via school, de buitenschoolse opvang of via de post.

Opmerkingen dienen binnen de week gemeld worden, na ontvangst van de factuur. Bij fout in rekening dient men het factuurbedrag te betalen, omwille van praktische redenen. Het verschil wordt afgetrokken of opgeteld bij de eerstvolgende factuur.

 

Indien wordt opgemerkt dat de ouderbijdrage nog niet werd betaald op de bestemde data, zult u een aanmaning ontvangen. Hiervoor brengen we 5 euro administratieve kosten in rekening.

Wordt de factuur nogmaals niet binnen het vooropgestelde termijn vereffend, nemen we persoonlijk contact op om na te gaan wat de oorzaak is van het niet betalen van de ouderbijdrage.  Indien nodig, wordt er samen een afbetalingsplan opgemaakt.

Indien er nog steeds geen medewerking is, wordt uw dossier voorgelegd aan het bestuursorgaan, waar we vervolgens zullen beslissen om uw gegevens door te geven aan onze raadsman en een gerechtelijke procedure opgestart wordt.  Het niet kunnen innen van de ouderbijdrage kan de uitsluiting van het kind met zich  meebrengen. 

U kunt een fiscaal attest aanvragen bij de buitenschoolse opvang.  We hanteren de afspraak dat deze enkel wordt afgeleverd indien alle openstaande facturen betaald werden.

Slotbepalingen

Verzekering

De Buitenschoolse Opvang beschikt over een verzekering met betrekking tot de gebouwen en de burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallen voor personeel en kinderen. Materiële schade komt niet in aanmerking. De aangifte van schadegevallen of ongevallen gebeuren binnen de 8 dagen na het ongeval.

De ouders moeten eerst de onkosten betalen en zullen nadien het verschil tussen de tegemoetkoming van de mutualiteit en de effectieve betaalde som terugkrijgen.

Klachtenbehandeling

Bedenkingen en klachten mogen onmiddellijk doorgegeven worden aan de coördinator van de buitenschoolse opvang. U kunt hiervoor bellen 0478/58.13.70 of een mail sturen naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Er zal geluisterd worden naar uw verhaal en samen wordt er gezocht naar een oplossing. Indien u zich niet kan vinden bij de aangeboden oplossing, wordt u uitgenodigd voor een gesprek om de situatie nader te bekijken.  Uw klacht wordt eveneens besproken met de medewerkers en het organiserend om ontevreden situaties te voorkomen.

VZW buitenschoolse opvang garandeert u dat elke klacht op een efficiënte en doeltreffende manier wordt behandeld.

Discussiepunten in verband met klachten kunnen ook voorgelegd worden aan de klachtendienst van Kind en gezin

Hallepoortlaan 27 1060  BRUSSEL.

Tel: 02/533.14.14 

e-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Privacy en verwerken van de persoonsgegevens

De Buitenschoolse Opvang kan bij de inschrijving en tijdens het hele verblijf van het kind in de opvang persoonsgegevens opvragen. Het betreft administratieve gegevens van het kind, de ouders en medische gegevens over het kind. Voor zover relevant voor de opvang kan de buitenschoolse opvang ook sociale gegevens of medische inlichtingen van andere gezinsleden registreren.

 Administratieve en sociale gegevens worden opgevraagd en verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de coördinator.

We verwerken uw persoonsgegevens in het kader van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin en de uitvoeringsbesluiten hiervan.  We verwerken tevens uw persoonsgegevens bij het gebruik van foto’s en filmpjes indien u ons hiervoor toestemming hebt gegeven.

U mag de gegevens van u en uw gezin op elk moment inkijken, verbeteren, laten verwijderen of de verwerking ervan laten beperken.  Uw gegevens worden vernietigd wanneer ze niet meer noodzakelijk zijn voor de naleving van de toepasselijke regelgeving.

We verbinden er ons toe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. Deze verwerking gebeurt conform de Europese privacywetgeving, de algemene verordening gegevensbescherming van 25 mei 2016.

Als dit noodzakelijk is voor de hoger vermelde doelen, worden je persoonsgegevens doorgegeven aan Kind en Gezin, Zorginspectie, juridische dienst en het organiserend bestuur.

In ons verwerkingsregister vind u meer informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Ook de wettelijke en andere grondslagen en de bewaartermijnen vind u terug in ons verwerkingsregister.

Alle medewerkers van de Buitenschoolse Opvang zijn gebonden door het beroepsgeheim en verplicht stilzwijgen te bewaren. Ze zullen geen informatie over het kind en het gezin en/of bijzonderheden van zijn verblijf overmaken aan derden.

 

Bij de inschrijving van het kind ontvangen de ouders een exemplaar van het intern reglement.