1. Voorstelling van de Buitenschoolse Opvang
Organiserend bestuur van de dagelijkse leiding
De Buitenschoolse opvang is een organisatie van de vzw “Buitenschoolse Opvang Ieper”, met als hoofdzetel: de Appèlstraat 1, 8900 Ieper. De briefwisseling voor het organiserend bestuur dient gericht te worden aan de coördinator, Augustijnenstraat 67a, 8900 Ieper.
Gsm: 0478/58 13 70
De dagelijkse leiding is in handen van de coördinator. De coördinator ondersteunt het personeel, geeft hen raad bij pedagogische uitdagingen en onderhoudt het contact met de ouders en externe samenwerkingspartners. De coördinator is iedere werkdag te bereiken tussen 8.00 tot 18.00 uur op het nummer : 0478/58 13 70 of via e-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Het administratief centrum van Buitenschoolse Opvang vzw bevindt zich in de Augustijnenstraat 67a, 8900 Ieper.
De buitenschoolse opvang wordt georganiseerd op 2 locaties:
- Klavertje Vier, in de Augustijnenstraat 67a 8900 Ieper
- Holderdebolder, in de Oude Veurnestraat 24a 8900 Ieper
Algemeen werkkader
De Buitenschoolse Opvang biedt groepsopvang aan alle kinderen vanaf 2,5 jaar tot het einde van het basisonderwijs.
De Buitenschoolse Opvang beschikt over een team van deskundige medewerkers die beantwoorden aan de verwachtingen van het organiserend bestuur. Er worden tal van verschillende opleidingen en bijscholingen gevolgd om de kinderen de gepaste begeleiding te kunnen bieden.
Klavertje Vier en Holderdebolder willen een veilig, kindvriendelijk klimaat scheppen dat het kind de kans geeft om zijn/haar vrije tijd naar keuze in te vullen. Om dit te verwezenlijken wordt de dienstverlening inhoudelijk aangepast aan de verschillende noden en behoeften van de kinderen, met extra aandacht voor het welbevinden van het kind.
De coördinator en het personeel willen nauw samenwerken met de ouders. Aan de ouders vragen we om alle nuttige informatie over hun kind door te geven aan de medewerkers van de opvang. Op die manier kan de begeleiding worden afgestemd op de specifieke en individuele noden van het kind. Ouders kunnen met hun vragen over hun zoon en/of dochter terecht bij de coördinator of bij de begeleiders. De medewerkers verstrekken de ouders alle informatie over de gang van zaken in het opvanginitiatief. Er is gelegenheid tot overleg tijdens de breng- en afhaalmomenten.
2. Organisatie en dienstverlening
Openingstijden
Klavertje Vier – Augustijnenstraat 67a
Ochtendopvang (elke schooldag)
- 00 – 08.10 uur
Avondopvang (elke schooldag)
- 00 – 18.30 uur
- op vrijdag: 15.20 – 18.30 uur
Woensdag
- 00 – 08.10 uur
- 50 – 18.30 uur
- voor kinderen die gebruik maken van het busvervoer: 12.00 – 18.30 uur
Snipper- en vakantiedagen
- 00 – 18.30 uur
Holderdebolder – Oude Veurnestraat 24a
Holderdebolder is enkel open tijdens schooldagen voor avondopvang op:
- Maandag: 16.00 – 18.30 uur
- Dinsdag: 16.00 – 18.30 uur
- Woensdag: op woensdag vindt de opvang volledig plaats in Klavertje Vier
- Donderdag: 16.00 – 18.30 uur
- Vrijdag: 15.15 – 18.30 uur
De Buitenschoolse Opvang is gesloten op zaterdag en zondag, op feestdagen en officiële vakantiedagen. De sluitingsdagen, verlofperiodes en inschrijvingsdagen worden bekend gemaakt via de website en de jaarplanning. Er worden ook herinneringen opgehangen op de verschillend locaties.
Groepsindeling
Om de huiselijke sfeer en de sociale ontplooiing van de kinderen te bevorderen, wordt de groep ingedeeld in gemengde leeftijdsgroepen. Bij de groepsindeling wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de spontane voorkeuren van de kinderen. Er worden knutselactiviteiten en andere doe-opdrachten aangeboden die aansluiten bij de leeftijd, interesses en mogelijkheden van het kind. We voorzien een gevarieerd aanbod aan thematische activiteiten. We trachten de eigen inbreng van de kinderen te stimuleren en moedigen de kinderen om zelf initiatief te nemen.
Dagindeling tijdens school en vakantie
Schooldagen
De kinderen zijn welkom vanaf 7u ‘s morgens. Er mag vrij gespeeld worden tot de kinderen op de afgesproken tijdstippen naar school worden gebracht. Om 12u worden de kinderen terug opgepikt door de begeleiders van de buitenschoolse opvang om hen een warme maaltijd aan te bieden. Om 13u brengen we de kinderen terug naar de kleuterschool.
Om 16u staan we opnieuw paraat aan de schoolpoort om de kinderen te begeleiden naar de buitenschoolse opvang. In Klavertje Vier wordt er om 16u een boterham aangeboden. In Holderdebolder worden er geen boterhammen aangeboden. Ouders kunnen wel zelf een koek, stuk fruit of boterham meegeven aan hun kind. Na het vieruurtje is er ruimte voor vrij spel.
Schoolvrije dagen
Tijdens de snipperdagen en schoolvakanties wordt de opvang georganiseerd in Klavertje Vier. Er wordt een gevarieerd activiteitenaanbod voorzien, uitgewerkt rond verschillende thema’s. De kinderen zijn niet verplicht om deel te nemen aan de activiteiten. We trachten de activiteiten zo aantrekkelijk mogelijk te maken, zodat kinderen op hun eigen manier kunnen deelnemen.
Om 9u is er een pauzemoment waarbij de kinderen hun eigen water mogen drinken en hun eigen stuk fruit eten. Vervolgens wordt de eerste activiteit aangeboden.
Om 11u45 wordt de activiteit afgerond en maken we ons klaar voor de warme maaltijd. Na de maaltijd is er ruimte voor vrij spel in de verschillende speelhoeken. De begeleiders zorgen voor permanent toezicht en zijn actief betrokken bij het spel van de kinderen.
Om 14u is er een pauzemoment met een eigen koek (zonder chocolade). Daarna wordt de tweede activiteit opgestart.
Om 16u wordt er een boterham aangeboden door de Buitenschoolse Opvang. Daarna is er opnieuw ruimte voor vrij spel tot de ouders hun kind komen ophalen.
Brengen en ophalen
Ouders hebben tijdens de openingsuren van de opvang toegang tot de lokalen waar het kind verblijft. Zij kunnen hun kind binnen deze uren brengen en afhalen. De ouders en de begeleiders kunnen van deze momenten gebruikmaken om belangrijke informatie over het kind mondeling uit te wisselen.
De Buitenschoolse Opvang vertrouwt de kinderen alleen toe aan de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) die het recht hebben om het kind af te halen, of aan een door hen aangeduide persoon. Wanneer er gerechtelijke afspraken of een gerechtelijk vonnis zijn met betrekking tot het ouderlijk gezag, het verblijfsrecht of het bezoekrecht, dient de opvang hiervan een kopie te ontvangen. De ouders verwittigen de Buitenschoolse Opvang vooraf wanneer een andere persoon dan de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) het kind komt afhalen.
Bij herhaald laattijdig afhalen kan de Buitenschoolse Opvang, volgens de procedure en afspraken opgenomen in dit reglement, de opvang beëindigen.
Indien uw kind gebruikmaakt van het busvervoer dat vanuit ’t VLOT wordt georganiseerd, is het kind verantwoordelijk voor het zelfstandig afleggen van de afstand tussen de openbare weg en de ingang van de buitenschoolse opvang, voor zover het hiertoe in staat is. De personen die verantwoordelijk zijn voor de busbegeleiding en de opvangbegeleiding kunnen hun toezichtstaak niet verlaten om een kind op te halen of te begeleiden. In de Augustijnenstraat (Klavertje Vier) betreft het een privéweg waar geen gemotoriseerd verkeer mogelijk is.
De verantwoordelijkheid van de Buitenschoolse Opvang start vanaf het moment dat het kind zich in de opvang bevindt. De opvang is niet verantwoordelijk voor incidenten die plaatsvinden tijdens het traject tussen de bus en de ingang van de opvang, wanneer het kind dit traject zelfstandig aflegt.
Maaltijden
Buitenschoolse Opvang vzw biedt ‘s middags een warme maaltijd aan. Kinderen mogen een eigen lunchpakket meebrengen wanneer zij om medische redenen geen warme maaltijd kunnen gebruiken. Hiervoor is een doktersattest vereist. Indien uw kind moeilijkheden ervaart bij eten, mag u dit altijd aan ons melden. We bekijken dan samen welke ondersteuning nodig is en stellen indien nodig een ondersteuningsplan op, zodat we uw kind op een passende manier kunnen begeleiden.
Voor kinderen die om religieuze redenen geen varkensvlees eten, wordt een vegetarische maaltijd voorzien.
Op schooldagen is er om 16.00 uur een tussendoortje. In Klavertje Vier wordt hiervoor een boterham aangeboden. Vanaf 1 september 2026 wordt in Holderdebolder geen boterham meer aangeboden. Ouders kunnen voor hun kind zelf een boterham, stuk fruit of koek meegeven. Deze wordt om 16.00 uur samen met de kinderen gegeten.
Op woensdag, tijdens schoolvrije dagen en tijdens de schoolvakanties mogen de kinderen een flesje water en een koek zonder chocolade of een stuk fruit meebrengen als tussendoortje. Er is een tussendoortje voorzien om 9.00 uur en om 14.00 uur. Deze momenten bieden de kinderen de gelegenheid om even te pauzeren en rustig te genieten van hun tussendoortje. Snoep en frisdrank zijn niet toegelaten.
Het weekmenu en de allergenenlijst zijn ter inzage beschikbaar aan de ingang van de opvang en worden ook op onze website gepubliceerd.
Voor de warme maaltijden werken wij samen met Hanssens Catering. De maaltijden worden als volgt georganiseerd:
- Dagelijks moeten wij het aantal maaltijden vóór 8.45 uur doorgeven. Daarom vragen wij u om ons vóór 8.30 uur per e-mail te verwittigen wanneer uw kind die dag afwezig is. Wanneer een afwezigheid niet tijdig wordt gemeld, kan de bestelde maaltijd worden aangerekend.
- Er is ook een vegetarische maaltijd (meerprijs van €0,84)
- Voor kinderen die om medische redenen een lactosevrije maaltijd (meerprijs van €0,82) nodig hebben, dient dit minstens één week vooraf per e-mail te worden aangevraagd.
- Op woensdag en tijdens schoolvakanties kan er voorlopig geen lactosevrije maaltijd worden aangevraagd.
3. Inschrijvings- en betalingsmodaliteiten
Administratieve inschrijving
Indien u gebruik wenst te maken van de buitenschoolse opvang op schooldagen, woensdagen of tijdens schoolvakanties, vragen wij u om uw kind vooraf administratief in te schrijven.
Tijdens het eerste contact worden enkele gegevens gevraagd om een goed beeld te krijgen van uw kind en zijn of haar opvangbehoeften, zodat we de gepaste begeleiding kunnen aanbieden. U krijgt tijdens dit gesprek informatie over de werking van de Buitenschoolse Opvang en over de inschrijvingsprocedure voor schoolvakanties.
Bij de administratieve inschrijving vragen wij u om een recent attest van de gezinssamenstelling te bezorgen. Daarnaast vragen wij de nodige inkomensgegevens, namelijk het gezamenlijk belastbaar inkomen zoals vermeld op het aanslagbiljet, zodat we kunnen nagaan of u in aanmerking komt voor het sociaal tarief. Tijdens dit eerste contact worden ook afspraken gemaakt over de facturatie. U kunt kiezen voor betaling via overschrijving of domiciliëring.
Een kind kan pas gebruikmaken van de opvang op woensdagen en tijdens schoolvakanties wanneer de administratieve inschrijving volledig in orde is.
Inschrijven voor schoolvakanties
Voor elke schoolvakantie wordt een inschrijvingsperiode voorzien. De inschrijvingsdata kunt u terugvinden op onze website. We streven ernaar om de inschrijvingen ongeveer vijf weken voor de start van de vakantie te openen. U kunt uw kind inschrijven via e-mail. Een e-mail kunt u sturen naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. We vragen om alle nodige gegevens van uw kind door te geven, waaronder de gewenste opvangdagen, de gewenste opvanguren en eventuele maaltijden (warm middagmaal en/of boterhammen).
De inschrijvingen voor de vakantieopvang starten op de vastgelegde inschrijvingsdatum om 7.00 uur ’s morgens. Inschrijvingen die vóór de startdatum worden doorgestuurd, worden niet aanvaard. Ook inschrijvingen via telefoon of mondeling worden niet aanvaard. Uw inschrijving wordt zo snel mogelijk bevestigd. Indien er op het moment van inschrijving geen plaats meer beschikbaar is, wordt u hiervan op de hoogte gebracht en kijken we samen naar een mogelijke oplossing. Indien nodig wordt uw kind op de reservelijst geplaatst. Wanneer er een plaats vrijkomt, nemen wij contact met u op.
Om iedereen voldoende kansen te geven om gebruik te maken van de buitenschoolse opvang, wordt er geen voorrangssysteem gehanteerd. De beschikbare plaatsen worden toegewezen in volgorde van binnenkomst van de volledige inschrijvingen, rekening houdend met de gemaakte afspraken en de beschikbare plaatsen.
Afwezigheid na inschrijving tijdens vakantie
Indien uw kind is ingeschreven voor een opvangdag tijdens de vakantie, maar niet aanwezig is, wordt een administratieve kost van € 9 per ingeschreven opvangdag aangerekend.
Deze administratieve kost wordt niet aangerekend wanneer u ons uiterlijk 10 dagen vóór de betreffende opvangdag verwittigt. Bij een onverwachte afwezigheid wegens ziekte kan de administratieve kost eveneens vervallen wanneer u een geldig doktersattest voorlegt. Bij een onverwachte afwezigheid omwille van werkverplichtingen kan de administratieve kost vervallen wanneer u een attest van de werkgever kunt voorleggen.
Deze administratieve kost wordt aangerekend om het aantal niet-benutte gereserveerde plaatsen te beperken en ervoor te zorgen dat de beschikbare opvangplaatsen zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingezet.
Inschrijvingen en reservatiekost op woensdag
Uiterlijk op zondagavond dienen de ouders hun kind via de school in te schrijven voor de woensdagopvang. Daarbij geven zij aan of hun kind op woensdag met de bus naar de buitenschoolse opvang meegaat. Deze inschrijving dient elke week opnieuw te gebeuren. De buitenschoolse opvang ontvangt de aanwezigheidslijsten van de respectievelijke scholen uiterlijk op maandag om 12.00 uur.
Een inschrijving voor de woensdagopvang kan enkel worden geannuleerd wegens ziekte, mits voorlegging van een doktersattest, of wegens werkverplichtingen, mits voorlegging van een attest van de werkgever.
Wijzigingen in de woensdaginschrijving kunnen uiterlijk tot dinsdag 16.00 uur aan de school worden doorgegeven. Na dit tijdstip worden de buslijsten en maaltijdreservaties definitief gemaakt. Wanneer uw kind na dit tijdstip zonder voorafgaande verwittiging toch met de bus naar de buitenschoolse opvang komt op woensdag, wordt een reservatiekost van € 5 per kind aangerekend.
Volledige opzegging van de opvang
De ouders kunnen de opvang beëindigen door dit te melden aan de coördinator van de Buitenschoolse Opvang. De Buitenschoolse Opvang kan de opvang eenzijdig beëindigen wanneer de ouders de bepalingen van het intern reglement niet naleven en geen gevolg geven aan mondelinge en/of schriftelijke waarschuwingen van de Buitenschoolse Opvang.
Het niet naleven van één of meerdere van onderstaande afspraken kan leiden tot beëindiging van de opvang:
- het niet betalen van openstaande facturen;
- het niet respecteren van de afgesproken begin- en einduren van de opvang;
- fysieke of verbale agressie tegenover begeleiders, andere medewerkers of aanwezige kinderen;
- het doelbewust beschadigen van materiaal of eigendommen van de Buitenschoolse Opvang.
Ouderbijdrage en facturatie
De ouderbijdrage wordt bepaald op basis van de duur van de opvang en volgens de geldende tarieven zoals opgenomen in de prijslijst van de Buitenschoolse Opvang, in samenspraak met de Raad van Bestuur.
Indien uw gezamenlijk belastbaar inkomen binnen de inkomensgrenzen voor het sociaal tarief valt, kunt u gebruikmaken van een sociaal tarief. Dit wordt berekend aan de hand van de nodige inkomensgegevens, namelijk het gezamenlijk belastbaar inkomen zoals vermeld op het aanslagbiljet. Wanneer u gebruik wenst te blijven maken van het sociaal tarief, vragen wij jaarlijks de meest recente inkomensgegevens op.
De factuur wordt maandelijks opgemaakt, na afloop van de maand waarin de opvang heeft plaatsgevonden. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen.
De ouderbijdrage kan op twee manieren worden betaald: via domiciliëring of via overschrijving. Wij bevelen betaling via domiciliëring aan, omdat een correcte en tijdige betaling belangrijk is voor de goede werking van de Buitenschoolse Opvang.
Bij betaling via domiciliëring wordt het verschuldigde bedrag automatisch van uw rekening geïnd. U ontvangt steeds een gedetailleerde factuur waarop u kunt zien hoe het verschuldigde bedrag werd berekend.
U kunt de ouderbijdrage ook betalen via overschrijving. De factuur wordt u bezorgd via de afgesproken communicatiewijze, bijvoorbeeld per e-mail, via de opvang of per post.
Opmerkingen of betwistingen over de factuur dienen binnen zeven dagen na ontvangst van de factuur aan de Buitenschoolse Opvang te worden gemeld. Indien er een fout in de factuur wordt vastgesteld, dient het niet-betwiste bedrag binnen de voorziene betalingstermijn te worden betaald. Het verschil wordt vervolgens verrekend met de eerstvolgende factuur.
Niet-betalingen
Indien de ouderbijdrage niet binnen de voorziene betalingstermijn wordt betaald, ontvangt u een aanmaning. Hiervoor wordt € 5 administratieve kost aangerekend.
Indien de factuur vervolgens nog steeds niet binnen de vooropgestelde termijn wordt betaald, nemen we persoonlijk contact met u op om de reden van de betalingsachterstand te bespreken. Indien nodig kan er in overleg een afbetalingsplan worden opgesteld.
Indien er ondanks deze afspraken geen betaling of medewerking komt, kan het dossier worden voorgelegd aan het bestuursorgaan van de vzw. Indien nodig kan het dossier vervolgens worden overgemaakt aan de raadsman van de vzw voor verdere invordering.
Aanhoudende niet-betaling van de ouderbijdragen kan, na het doorlopen van de voorziene procedure, aanleiding geven tot beëindiging van de opvang.
Fiscaal attest
U kunt bij de Buitenschoolse Opvang een fiscaal attest voor de betaalde opvangkosten aanvragen. Het fiscaal attest wordt afgeleverd overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen.
4. Slotbepaling
Verzekering
De Buitenschoolse Opvang beschikt over een verzekering voor de gebouwen, de burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallen voor personeel en kinderen. Schade aan persoonlijke bezittingen of andere materiële schade wordt niet door deze verzekering gedekt, tenzij anders bepaald in de polis.
Ongevallen en schadegevallen worden binnen de 8 dagen aan de Buitenschoolse Opvang gemeld.
De kosten van medische verzorging worden in eerste instantie door de ouders betaald. De ouders kunnen de nodige documenten vervolgens bezorgen aan hun mutualiteit. Indien de verzekering van de Buitenschoolse Opvang tussenkomt, wordt het bedrag dat niet door de mutualiteit wordt terugbetaald, overeenkomstig de voorwaarden van de verzekeringspolis vergoed.
Klachtenbehandeling
Bedenkingen, opmerkingen en klachten kunnen steeds worden doorgegeven aan de coördinator van de Buitenschoolse Opvang. U kunt hiervoor bellen naar 0478 58 13 70 of een e-mail sturen naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
We luisteren naar uw verhaal en bekijken samen hoe we tot een passende oplossing kunnen komen. Indien u zich niet kunt vinden in de voorgestelde oplossing, kan een bijkomend gesprek worden gepland om de situatie verder te bespreken.
Klachten worden op een zorgvuldige en vertrouwelijke manier behandeld. Waar relevant worden klachten, met respect voor de privacy van de betrokkenen, besproken met medewerkers en/of het organiserend bestuur.
Privacy en verwerken van de persoonsgegevens
De Buitenschoolse Opvang kan bij de inschrijving en tijdens het verblijf van het kind in de opvang persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor een goede organisatie en begeleiding van de opvang. Het gaat onder meer om administratieve gegevens van het kind en de ouders en, wanneer dit relevant is voor de opvang, medische gegevens over het kind. Voor zover noodzakelijk voor de opvang kan de Buitenschoolse Opvang ook bepaalde sociale gegevens of informatie over de gezinssituatie registreren.
Administratieve en sociale gegevens worden opgevraagd en verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de coördinator.
We verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie en begeleiding van de opvang, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt of gedeeld met bevoegde instanties en partners, overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het lokaal bestuur of andere bevoegde instanties wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.
Foto’s en beeldmateriaal van kinderen worden enkel gebruikt wanneer hiervoor de vereiste toestemming werd gegeven.
U hebt, binnen de wettelijke voorwaarden, het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en te laten verbeteren. Afhankelijk van de wettelijke grondslag en de omstandigheden kunt u ook vragen om gegevens te laten verwijderen, de verwerking ervan te beperken of bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt en zolang dit nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke en administratieve verplichtingen.
We verbinden ons ertoe om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. De verwerking gebeurt conform de Europese privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.
De concrete informatie over de verwerking van persoonsgegevens, de rechtsgronden, de doeleinden en de bewaartermijnen wordt opgenomen in ons verwerkingsregister en/of onze privacyverklaring.
Alle medewerkers van de Buitenschoolse Opvang zijn gebonden aan de wettelijke regels inzake vertrouwelijkheid en beroepsgeheim, voor zover deze op hen van toepassing zijn. Zij delen geen informatie over het kind en het gezin of over het verblijf van het kind in de opvang met derden, tenzij hiervoor een wettelijke grondslag, toestemming of een andere geldige reden bestaat.
Bij de inschrijving van het kind ontvangen de ouders een exemplaar van het intern reglement.
Beide partijen verklaren de bepalingen van dit intern reglement na te leven.